Quando, durante il mio primo colloquio di lavoro, mi dissero che avrei dovuto pianificare e organizzare gli eventi a cui partecipare ero entusiasta. Una persona curiosa come me non aspetta altro. Che ingenua.

Gli eventi di settore sono un ottimo trampolino di lancio, danno la possibilità di far conoscere il tuo prodotto e di attuare una lead generation di successo. Ma gli eventi costano, in tempo, in denaro, in energia, e quando non sai da dove cominciare è un bel problema!

E quindi come fare? Se io potessi tornare indietro nel tempo darei questi 5 consigli a quella Anna…

1. Stabilisci il budget disponibile

Prevedere il budget da destinare agli eventi è la prima mossa da fare; ricorda però, non è solo la quota di partecipazione la spesa da prevedere, ma anche tutto ciò che c’è intorno!

Partecipare a un evento significa pensare anche a brochure, gadget, biglietti…

Mettiamo il caso che la tua disponibilità per fare 2 eventi sia di 10.000€: in questi dovrai far rientrare le quote di partecipazione dell’azienda e dello staff, gli eventuali spostamenti, i pernottamenti, le brochure, i biglietti da visita, i gadget, l’invio di tutto a destinazione…

Non sembrano più così tanti, no?

Un buon punto di partenza è fare un calcolo preventivo rispetto a materiali e trasporti, che difficilmente variano dopo la stima. A questo punto la cifra che resta è quella che puoi usare per partecipare all’evento. Ma quale?

2. Seleziona l’evento più adatto

Secondo l’AEFI, Associazione esposizione e fiere Italiana, sono più di 1000 gli eventi fieristici che si svolgono ogni anno in Italia.

Pensi siano tanti? Considera allora che vengono conteggiati solo quelli che si svolgono in uno dei 35 poli fieristici italiani, ignorando convention, eventi o fiere che si svolgono presso strutture private o alberghiere!

Un consiglio: scopri a cosa partecipano i tuoi competitor! Spulcia le loro pagine social, scopri quali sono gli eventi a cui hanno partecipato negli anni e studiali.

Informati su quegli eventi, controlla l’affluenza negli anni precedenti, il tipo di azienda che partecipa come sponsor, il format dell’evento. Sono dati facilmente consultabili dai siti dedicati.

Una buona affluenza negli anni passati è un dato importantissimo. Se ha già avuto un buon successo probabilmente anche la nuova edizione sarà affollata!

Se puoi chiedi referenze a chi ha già partecipato nelle scorse edizioni come pubblico. Le domande che ti consiglio di fare sono: ricordi chi ha partecipato come sponsor? Hai conosciuto aziende interessanti? Pensi che sia stato utile?

Infine, se conosci qualcuno dei vecchi sponsor non dimenticare di contattare anche loro! Le risposte che riceverai saranno le più utili! Ti sei trovato bene? Avete avuto dei buoni contatti? Pensi che sia utile per il business?

Awin a questo proposito ha pubblicato un calendario davvero interessante. In un solo foglio ha riunito gli appuntamenti più importanti del mondo del digital marketing, advertising ed e-commerce in Italia! Ora non puoi perderne nemmeno uno ?

3. Decidi la formula con cui partecipare

Sponsor, espositore, sponsor tecnico, partner, spettatore… Le formule di partecipazione agli eventi sono tantissime!

Le formule su cui basare la tua scelta sono di questo genere:

  1. Partner tecnico: logo sulle locandine e ringraziamenti degli organizzatori. Di solito riguarda chi ha lavorato, in parte, all’organizzazione o aziende presenti con prodotti offerti durante l’evento.
  2. Espositore: stand dedicato, logo su locandine e brochure, e partecipazione gratuita dei membri dello staff sono la base del pacchetto. Il numero di partecipanti o i benefit compresi variano molto.
  3. Espositore con Workshop: stand, partecipazione dello staff e speach pubblico: cosa vuoi di più? Questa formula è ovviamente la più costosa, ma a livello di efficacia è sicuramente la più consigliata!

Partecipare a un evento come sponsor di solito garantisce una buona visibilità da parte degli organizzatori, grazie alla presenza del logo sui materiali e sul sito, del rilancio sui social della partecipazione e, di solito, i ringraziamenti nei vari speech.

Assicurati di ottenere tutto ciò che ti viene promesso e non preoccuparti di fare le tue richieste: durante la preparazione gli organizzatori potrebbero dimenticare qualcosa o non pensare alle cose più ovvie, il tuo suggerimento può sempre essere gradito!

4. Crea il buzz perfetto, prima e durante!

C’è una cosa che è davvero fondamentale: generare il giusto buzz intorno alla tua azienda.

Invia newsletter, pubblica sui social, invita i tuoi contatti a partecipare e a invitare altri del proprio network. Prepara i tuoi follower all’evento!

Tutti devono sapere che sarai presente all’evento X nel giorno Y, che il tuo stand è il numero Z e che alle ore K del giorno J farai il tuo workshop! Insomma, rendi chiaro a tutti cosa succederà!

Una buona idea potrebbe essere quella di creare una campagna social targettizzata sul tempo e sul luogo: chi si trova nelle vicinanze dell’evento, nei giorni in cui si svolge, deve sapere che sarai presente!

Ma la preparazione non riguarda solo la comunicazione. Non dimenticare che durante l’evento dovrai “attrarre” gli spettatori al tuo stand, affascinarli con il tuo prodotto e non fargli dimenticare chi sei! Ed è qui che entrano in gioco materiali e gadget!

Ricorda le brochure. Non ci crederai, ma ad uno degli ultimi eventi a cui ho partecipato ho seriamente rischiato di restare senza!

Non importa che calcoli fai, quale sia il tasso di partecipazione o le persone realmente interessate al tuo prodotto, le brochure non saranno mai abbastanza! Il motivo è semplice: chi partecipa a una fiera passeggia tra gli stand e prende tutto il materiale che trova, non importa se la tua soluzione gli interessa davvero.

Poi se tra i gadget che offri ci sono delle penne, puoi stare sicuro che arriverà qualcuno a dirti “Posso rubarne due?” e tu starai lì, con il sorriso in bella vista, a rispondere “Ma certo!”.

Penne, caramelle, taccuini, borse brandizzate: qualsiasi cosa pensi che possa attrarre le persone al tuo stand deve essere presente sul bancone.

Un’altra cosa utile durante gli eventi è mettere qualcosa in palio: la gente ti lascerà il suo contatto molto più volentieri se gli darai la possibilità di vincere una Power Bank da 10.000mah!

5. Controlla i materiali prima della partenza

Tutto pronto. Evento scelto, materiale acquistato, biglietti del treno presi, hotel prenotato, corriere avvisato. Sei pronto a partire? E allora ricontrolla!

Ti sembrerà strano, ma le cose che vengono lasciate indietro sono sempre le più ovvie. Prepara una lista di tutto ciò che potrà servirti durante l’evento e controlla di aver preso tutto. Cavi, ciabatte elettriche, nastro adesivo, porta brochure…

E se pensi che i biglietti da visita possano essere esclusi dalla lista sappi che io li ho lasciati sul tavolo della mia cucina più di una volta, ma che per fortuna avevo una scatola di riserva nella borsa degli attrezzi!

E quindi?

Ok, hai stabilito il budget, hai scelto l’evento, hai deciso con quale ruolo partecipare, hai preparato tutto e hai controllato di aver portato ogni cosa necessaria. Ora?

Ricorda che l’evento è solo il tuo trampolino di lancio, il resto dipende da te! Affidati all’improvvisazione e la genuinità: le persone amano chi è spontaneo, e parleranno più volentieri con chi è capace di scherzare rispetto a chi è unicamente alla ricerca di nuove lead!

Non dimenticare però: anche se ne scegli uno, non accantonare gli altri! Essere presente anche come visitatore è sempre utile, non soltanto per farti un’idea dei trend emergenti nel mercato, ma anche per poter allargare il tuo network. Infondo, che male c’è a lasciare qualche biglietto da visita? ?